از آنجايي که مديريت پروژه‌ها يکي از فعاليت‌هاي اصلي هرکسب و کار است، استفاده از نرم افزارهاي مديريت پروژه ضروري است. قبل از پيدايشاين نرم افزارها، مديريت پروژه به طور کامل به صورت کاغذي انجام مي شد. اين در نهايت باعث ايجاد اسناد کاغذي زيادي ميشد و جستجو در ميان آنها تجربه خوشايندي نبود.
هنگامي که نرم افزارهاي سازماني با هزينه‌اي مقرون به صرفه در دسترس کسب و کارها قرار گرفتند، شرکت‌هاي توسعه نرم افزار شروع به توسعه نرم افزار مديريت پروژه کردند. اين محصول در بين تمام صنايع بسيار محبوب شد و اين نرم‌افزارها به سرعت توسط مديران پروژه پذيرفته شدند.
2 نوع نرم افزار مديريت پروژه براي مديران پروژه وجود دارد. دسته اول اين گونه نرم افزارها، نرم افزارهاي ويندوزي هستند.
همه به‌روزرساني‌ها بايد هر چند وقت يک‌بار توسط طرف‌هاي مربوطه در يک سند انجام شود. بنابراين، چنين نرم افزارهاي مديريت پروژه ويندوزيمحدوديت هايي دارند و بايد توسط بيش از يک نفر به روز رساني و نگهداري شوند.
نرم افزار مديريت پروژه تحت وب به عنوان راه حلي براي مشکلات نرم افزارهاي مديريت پروژه ويندوزيمعرفي شد. با اين نوع نرم افزار، کاربران مي‌توانند به برنامه هاي تحت وب دسترسي پيدا کنند و فعاليت هاي مرتبط با مديريت پروژه را آنلاين انجام دهند.
اين راه حل خوبي براي پروژه هايي بود که در مناطق جغرافيايي مختلف پراکنده شده بودند. به اين ترتيب، همه ذينفعان پروژه در هر زمان به جزئيات پروژه دسترسي دارند. به خصوص اين مدل براي تيم هاي مجازي که در اينترنت فعاليت مي کنند بهترين است.
هنگام انتخاب نرم افزار مديريت پروژه، موارد زيادي وجود دارد که بايد در نظر بگيريد. ممکن است همه پروژه ها از تمام ويژگي هاي ارائه شده توسط نرم افزارهاي مديريت پروژه استفاده نکنند.
بنابراين، قبل از اينکه بخواهيد يک نرم افزار را براي خود انتخاب کنيد، بايد درک خوبي از نيازهاي پروژه خود داشته باشيد. در ادامه مهمترين ويژگي‌هاي نرم افزار مديريت پروژه آورده شده است:
1 - همکاري
نرم افزار مديريت پروژه بايد همکاري تيمي را تسهيل کند. اين بدان معناست که ذينفعان مربوطه پروژه بايد بتوانند هر زمان که بخواهند به اسناد پروژه دسترسي پيدا کرده و آنها را به‌روزرساني کنند. بنابراين، نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي کنترل دسترسي و مديريت احراز هويت باشد تا بتواند سطوح دسترسي بيشتري را به ذينفعان پروژه برساند.
2 - برنامه ريزي
زمان بندي يکي از اصلي ترين امکاناتي است که بايد توسط نرم افزارهاي مديريت پروژه ارائه شود. معمولاً نرم‌افزارهاي مدرن مديريت پروژه توانايي ترسيم
علاوه بر اين، بايد بتوانوظايف زيرمجموعه فعاليت را نيز به برنامه‌ها اضافه کرد. تعريف خط پايه نيز يک ويژگي مفيد است که توسط نرم افزار مديريت پروژه ارائه مي شود. معمولاً زماني که اامات نهايي مي شوند، خط پايه يک پروژه تعريف مي‌شود. هنگامي که اامات تغيير مي کند و نيازهاي جديد بعداً به پروژه اضافه مي شود، تيم مديريت پروژه مي تواند زمان بندي جديد را با برنامه پايه به طور خودکار مقايسه کند تا محدوده پروژه را درک کند.
3 - پيگيري مشکلات
در طول چرخه عمر پروژه، ممکن است مشکلاتمربوط به پروژه هاي زيادي وجود داشته باشد که نياز به پيگيري و نظارت مداوم دارند. نقص‌هاي نرم افزارهاي در حال توسعه يکي از نمونه هاي خوب براي اين امر است. بنابراين نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي ويژگي هايي براي پيگيري و نظارت بر مسائل گزارش شده توسط ذينفعان مختلف پروژه باشد.
4 - مديريت اسناد
يک پروژه از اسناد زيادي استفاده مي کند. اکثر اين اسناد بايد در دسترس ذينفعان پروژه باشد. بنابراين نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي امکانات مديريت اسناد با سيستم کنترل دسترسي قوي باشد. علاوه بر اين، اسناد بايد هر زمان که به روز مي شوند نسخه‌گذاري شوند. بنابراين، مديريت پروژه بايد از نسخه‌سازي سند نيز پشتيباني کند.
5 - مديريت منابع
مديريت منابع پروژه يکي از انتظارات کليدي از نرم افزار مديريت پروژه است. اين شامل منابع انساني و ساير انواعمنابع مي شود. نرم افزار مديريت پروژه بايد ميزان استفاده از هر منبع را در کل چرخه عمر پروژه نشان دهد.
سخن آخر
مديريت پروژه مدرن به کمک نرم افزار مديريت پروژه نياز دارد. روش مديريت پروژه مدرن تا حدي پيچيدهشده است که بدون استفاده از نرم افزار ممکن نيست.هنگام انتخاب نرم افزار مديريت پروژه مناسب براي هدف خود، بايد ويژگي هاي نرم افزار را ارزيابي کرده و با نيازهاي مديريت پروژه خود مطابقت دهيد.هرگزنم افزاري را که ويژگي هايي بيشتر از آنچه نياز داريد ارائه مي‌دهد را انتخاب نکنيد، زيرا معمولاً نرم افزارهاي مديريت پروژه داراي قيمت بالايي هستند. علاوه بر اين، داشتن بيش از امکانات مورد نياز مي تواند باعث سردرگمي در هنگام استفاده از نرم افزار در عمل شود.
انواع نرم افزارهاي مديريت پروژه
نرم افزار سازماني چيست و نمونه هاي آن کدام است؟
پروژه ,مديريت ,نرم ,افزار ,بايد ,افزارهاي ,مديريت پروژه ,نرم افزار ,افزار مديريت ,نرم افزارهاي ,افزارهاي مديريت ,افزار مديريت پروژه ,افزارهاي مديريت پروژه ,مديريت پروژه ارائه
درباره این سایت