نرم افزار دبيرخانه چيست؟
نرم افزار دبيرخانه ابزاري است که وظايف واحد دبيرخانه را انجام مي‌دهد. بنابراين براي اينکه بدانيد اين نرم افزار چيست و چه کارکردي دارد بايد ابتدا با واحد دبيرخانه و وظايف آن آشنا شويد. دبيرخانهيکي از اصلي ترين واحدهايهر سازمان است که معمولا داراي يک دفتر کاري مستقل و چندين کارمند است. کارکرد اصلياين واحد ثبت و کنترل انواع مکاتبات سازماني اعم از نامه هاي وارده و صادره، عادييا محرمانه است. اينکار توسطکارکنان اين واحد به صورت دستي انجام مي‌شود. از اين لحاظ واحد دبيرخانهرا مي‌توان دريچه اصليبراي مکاتبه با ساير شرکت ها و سازمان ها دانستکه مسئوليت‌هاي مختلفي مانند کنترل کيفي نامه‌ها، استانداردسازي آنها، ارسال آنها، شماره گذاري و پيگيريآنهارا انجام مي‌دهند. بنابراين نرم افزار دبيرخانه هم ابزاري است که به ديجيتالي سازي و خودکارسازي اين وظايف مي‌پردازد. در ادامه به بررسي ويژگي‌هاي اين نرم افزارها نسبت به دبيرخانه سنتيو مزاياي آنها مي‌پردازيم.
نرم افزار دبيرخانه چه مزايايي دارد؟
در شرکت‌هايي که از سيستم سنتي و دستي مديريت دبيرخانه استفاده مي‌کنند نياز بيشتري به نيروي انساني وجود دارد و کارکنان واحد دبيرخانه وقت زيادي را صرف مديريت و شماره گذاري نامه هاي اداري مي‌کنند. اما شرکت‌هايي که از نرم افزارهاي دبيرخانه استفاده مي‌کنند نياز به نيروي انساني بسيار کمتري خواهند داشت و کارها را با سرعت بسيار بيشتري انجام مي‌دهند. چنين سازمان‌هايي هزينه کمتري نيز براي انجام امور دبيرخانه پرداخت مي‌کنند و از خطاهاي انساني معمول در امان هستند. بنابراين برخي از اصلي ترين مزاياي نرم افزارهاي دبيرخانه عبارتند از کاهش هزينه، کاهش نياز به نيروي انساني، کاهش خطاها و همينطور افزايش سرعت انجام کارها. اين نرم افزارها شما را از استفاده از کاغذ هم بي نياز مي‌کنند، زيرا تمامي فعاليت هاي مربوط به نامه نگاري سازمان را ديجيتالي مي‌کنند. در اين نرم افزارها نامه در دفاتر ديجيتالي انديکاتور ثبت مي‌شوند و شما مي‌توانيد آنها را به صورت الکترونيکي در سازمان به گردش بيندازيد. همچنين مي‌توانيد براي نامه‌ها سطح دسترسي تعيين کنيد تا تنها کاربران خاصي قادر به استفاده از آنها باشند.
برخي ديگر از مزاياي نرم افزارهاي دبيرخانه عبارتند از:
1- عدم نياز به دفتر انديکاتور چاپ شده و امکان تعريف فرمت اختصاصي براي شماره‌گذاري نامه ها
2- عدم نياز به دفتر اندکس و امکان جستجوي سريع و الکترونيکي در ميان نامه ها
4- ارسال سريع نامه ها به صورت الکترونيکي و عدم نياز به پست کردن نامه ها
5-ثبت خودکار نامه‌هاي الکترونيکي وارده و صادره و عدم نياز به انجام دستي آنها
6- تحت وب بودن و امکان انجام امور دبيرخانه از هر زمان و هر مکان
7- امکان نظارت بهتر بر عملکرد واحد دبيرخانه و دستيابي به گزارش ها و آمارهاي مربوط به آن
8- بي‌نياز کردن سازمان از اختصاص فضاي زياد براي ذخيره سازي و مرتب کردن نامه هاي اداري با الکترونيکي کردن آنها
انواع نرم افزارهاي اداري
انواع نرم افزارهاي مديريت پروژه
نرم افزار سازماني چيست و نمونه هاي آن کدام است؟
انوع نرم افزارهاي اتوماسيون
نرم افزار دبيرخانه چيست و چه مزايايي دارد؟
انواع نرم افزارهاي مديريت تيم کدام است؟
دبيرخانه ,نرم ,نامه ,نياز ,انجام ,واحد ,نياز به ,افزار دبيرخانه ,اين نرم ,واحد دبيرخانه ,نرم افزار ,افزارهاي دبيرخانه عبارتند ,دبيرخانه استفاده مي‌کنند
درباره این سایت