چه به تازگي با نرم افزارهاي اداريآشنا شده باشيد و چه فقط مي خواهيد از آنها بهره بيشتري ببريد، دانستن اينکه انواع نرم افزارهاي اداريکدامند و چه قابليت‌هايي دارند، اولين قدم براي افزايش بهره وري سازمان شماست.
نرم افزارهاياداري نقش مهمي در انواع کارهاي اداري ايفا مي کنند. اين نرم افزار ها انواع متفاوتي دارند و شامل پردازشگر ورد، نرم افزار صفحات گسترده و نرم افزارپرزنتيشن است. هر يک از اين ابزارها به شما امکان مي دهد اطلاعات را به گونه اي متفاوت وارد کنيد، ويرايش کنيد و ارائه دهيد.
هنگام انتخاب يک مجموعه اداري، بسيار مهم است که آنها را بر اساس کاربر پسند بودن و ويژگي هاي آنها مقايسه کنيد. انواع زيادي نرم افزار اداري براي انتخاب وجود دارد. اين فهرست سريع به شما درک درستي از انواع رايج اين نرم افزارها و همچنين نکات يا ترفندهايي براي بهره‌مندي بيشتر از هر نرم افزار به شما مي‌دهد. نرم افزارهايي که در اينجا بررسي مي‌شوند عبارتند از: پردازشگرهاي کلمات، صفحات گسترده، نرم افزارهاي يادداشت برداري، نرم افزارهايارائه، ايميل و موارد ديگر.
اين نوع نرم افزار محبوب، از پرکاربردترين نرم افزارهاي اداري است. واژه‌پردازها به کاربران اجازه مي‌دهند تا اطلاعات را بنويسند، ويرايش کنند، ساختار بدهند و دستکاري کنندو سپس مي‌توانند آنها را به صورت الکترونيکي چاپ کرده يا با ديگران به اشتراک بگذارند.
اين نوع نرم افزار داده هاي عددي و متني را سازماندهي مي کند و مانند يک ماشين حساب عمل مي کند. فرمول هاي اضافي را مي توان در صفحه گسترده براي محاسبات مختلف رياضي و مالي برنامه ريزي کرد. صفحه گسترده همچنين اين داده ها را به نمودار تبديل مي کند.
اين ابزار به کاربر کمک مي کند تا اطلاعات را به قسمت هاي کوچکي به نام اسلايد تقسيم کند. اسلايدها اساساً بخش هاي کوچکي از يک موضوع خاص هستند که در صفحات مختلف مرتب شده اند. علاوه بر اين، به مجموعه‌اي از اين اسلايدها که يک ايده را به مخاطب ارائه مي‌کند، ارائه مي‌گويند. اين ابزار به کاربر اجازه مي دهد تا با استفاده از نمايش اسلايدها، اين ارائه ها را انجام دهد. اين اسلايدها مي توانند شامل تصاوير، فايل هاي صوتي، فيلم، نمودار، جداول و غيره باشند.
اين نرم افزارها به ايميل کاربر دسترسي دارند و آن را مديريت مي‌کنند و اغلب شامل يک تقويم زمان‌بندي و سيستم نظارت بر وظايف هستند. ادغام اين نرم افزارها با بقيه نرم افزارهاي اداري اجازه مي دهد تا اسناد به عنوان مثال مستقيماً به ايميل ارسال شوند.
پايگاه داده مجموعه اي از داده ها يا اطلاعات مرتبط به شکل سازمان يافته است. سيستم مديريت پايگاه داده ابزاري است که براي ذخيره، جستجو، استخراج يا حذف اطلاعات از پايگاه داده استفاده مي شود. علاوه بر اين، ما از آنها استفاده مي کنيم تا عملياتي که در پايگاه داده انجام مي دهيم، به صورت سازماندهي شده و ايمن باشد.
برخي از ابزارهاي مديريت پايگاه داده به مديريت سوابق روي سيستم مانند شماره تلفن، ليست پستي، کاتالوگ و غيره کمک مي کنند. به عنوان مثال مي توان به MS Access ، و Filemakerغيره اشاره کرد.در حالي که برخي ديگر به مديريت پايگاه داده هاي بزرگ و پيچيده کمک مي کنند. به عنوان مثال مي توان به SQL، Oracle و غيره اشاره کرد.
اين نرم افزار با ارائه امکانات گرافيکي و چيدمان بيشتر، فراتر از يک واژه پرداز در ويرايش و توليد سند است.
از برنامه هاي طراحي گرافيکي براي ايجاد تصاوير استفاده مي شود. طراحي منوها، بروشورها، لوگوها يا ساير موارد مبتني بر گرافيک را مي توان با نرم افزارهاي گرافيکي انجام داد. برنامه هاي گرافيکي پيشرفته امکان ايجاد تصاوير دقيق و هنري را با صدها گزينه براي سفارشي سازي و بهبود طراحي فراهم مي کند. برنامه هاي گرافيکي پايه، که برخي از آنها را مي توان به صورت آنلاين رايگان دانلود کرد، براي ويرايش عکس و ايجاد تصاوير گرافيکي ساده عالي هستند.
اين نرم افزارها معمولاً افزونه‌هاي کوچکي در نرم افزارهاي ديگر هستند که به کاربران امکان مي‌دهند فرمول‌هاي رياضي را به صورت متن بنويسند، با تأکيد بر ارتباط منطقي رياضي، اما نسخه‌هاي جديدتر نيز قادر به محاسبه هستند.
نرم‌افزارهاي زمان‌بندي کمک مي‌کنند تا برنامه هاي روزانه به خوبي اجرا شوند. اين نوع نرم‌افزار در مطب‌هاي پزشکييا هر سازماني که بيشتر فعاليت‌هاي روزانه در آن حول يک سري جلسات يا قرارهاي ملاقات است، بسيار مفيد است. کاربران مي توانند اطلاعات مربوط به زمان و تاريخيک قرار و همچنين اطلاعاتي در مورد مشتريو شخصي که قرار است با او ملاقات کند را وارد کنند. استفاده از يک برنامه نرم‌افزار زمان‌بندي مي‌تواند به اطمينان حاصل شود که هر فرد مي‌داند قرار است در طول روز کجا باشد، و مي‌تواند به مقابله موثر با لغو يا تغييراتکمک کند.
نرم افزارهايواژه پرداز يکي از ابتدايي ترين و پرکاربردترين انواع نرم افزارهاي اداري هستند. ايننرم افزارها امکان ايجاد و ذخيره اسناد مبتني بر متن را فراهم مي کند و ممکن است شامل ويژگي هاي اضافي مانند نرم افزارهايصفحه گسترده يا ايجاد سربرگ شرکت و کارت ويزيت باشند. در حالي که تقريباً همه رايانه‌ها داراييک واژه‌پرداز داخلي هستند، برخي از دفاتر ممکن است ترجيح دهند نرم افزارديگري نصب کنند يايک واژه‌پرداز رايگاناز اينترنت دانلود کنند. علاوه بر يک واژه پرداز اوليه،ادارات همچنين از برنامه هايي استفاده مي کنند که امکان ايجاد فايل هاي سند قابل حمل ياPDF را فراهم مي کند. اينها فايل‌هاي خاصي هستند که تقريباً در هر رايانه‌اي قابل خواندن هستند، حتي اگر از واژه پرداز متفاوتي استفاده مي‌کنيد.
از آنجايي که مديريت پروژه‌ها يکي از فعاليت‌هاي اصلي هرکسب و کار است، استفاده از نرم افزارهاي مديريت پروژه ضروري است. قبل از پيدايشاين نرم افزارها، مديريت پروژه به طور کامل به صورت کاغذي انجام مي شد. اين در نهايت باعث ايجاد اسناد کاغذي زيادي ميشد و جستجو در ميان آنها تجربه خوشايندي نبود.
هنگامي که نرم افزارهاي سازماني با هزينه‌اي مقرون به صرفه در دسترس کسب و کارها قرار گرفتند، شرکت‌هاي توسعه نرم افزار شروع به توسعه نرم افزار مديريت پروژه کردند. اين محصول در بين تمام صنايع بسيار محبوب شد و اين نرم‌افزارها به سرعت توسط مديران پروژه پذيرفته شدند.
2 نوع نرم افزار مديريت پروژه براي مديران پروژه وجود دارد. دسته اول اين گونه نرم افزارها، نرم افزارهاي ويندوزي هستند.
همه به‌روزرساني‌ها بايد هر چند وقت يکبار توسط طرف‌هاي مربوطه در يک سند انجام شود. بنابراين، چنين نرم افزارهاي مديريت پروژه ويندوزيمحدوديت هايي دارند و بايد توسط بيش از يک نفر به روز رساني و نگهداري شوند.
نرم افزار مديريت پروژه تحت وب به عنوان راه حلي براي مشکلات نرم افزارهاي مديريت پروژه ويندوزيمعرفي شد. با اين نوع نرم افزار، کاربران مي‌توانند به برنامه هاي تحت وب دسترسي پيدا کنند و فعاليت هاي مرتبط با مديريت پروژه را آنلاين انجام دهند.
اين راه حل خوبي براي پروژه هايي بود که در مناطق جغرافيايي مختلف پراکنده شده بودند. به اين ترتيب، همه ذينفعان پروژه در هر زمان به جزئيات پروژه دسترسي دارند. به خصوص اين مدل براي تيم هاي مجازي که در اينترنت فعاليت مي کنند بهترين است.
هنگام انتخاب نرم افزار مديريت پروژه، موارد زيادي وجود دارد که بايد در نظر بگيريد. ممکن است همه پروژه ها از تمام ويژگي هاي ارائه شده توسط نرم افزارهاي مديريت پروژه استفاده نکنند.
بنابراين، قبل از اينکه بخواهيد يک نرم افزار را براي خود انتخاب کنيد، بايد درک خوبي از نيازهاي پروژه خود داشته باشيد. در ادامه مهمترين ويژگي‌هاي نرم افزار مديريت پروژه آورده شده است:
1 - همکاري
نرم افزار مديريت پروژه بايد همکاري تيمي را تسهيل کند. اين بدان معناست که ذينفعان مربوطه پروژه بايد بتوانند هر زمان که بخواهند به اسناد پروژه دسترسي پيدا کرده و آنها را به‌روزرساني کنند. بنابراين، نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي کنترل دسترسي و مديريت احراز هويت باشد تا بتواند سطوح دسترسي بيشتري را به ذينفعان پروژه برساند.
2 - برنامه ريزي
زمان بندي يکي از اصلي ترين امکاناتي است که بايد توسط نرم افزارهاي مديريت پروژه ارائه شود. معمولاً نرم‌افزارهاي مدرن مديريت پروژه توانايي ترسيم
علاوه بر اين، بايد بتوانوظايف زيرمجموعه فعاليت را نيز به برنامه‌ها اضافه کرد. تعريف خط پايه نيز يک ويژگي مفيد است که توسط نرم افزار مديريت پروژه ارائه مي شود. معمولاً زماني که اامات نهايي مي شوند، خط پايه يک پروژه تعريف مي‌شود. هنگامي که اامات تغيير مي کند و نيازهاي جديد بعداً به پروژه اضافه مي شود، تيم مديريت پروژه مي تواند زمان بندي جديد را با برنامه پايه به طور خودکار مقايسه کند تا محدوده پروژه را درک کند.
3 - پيگيري مشکلات
در طول چرخه عمر پروژه، ممکن است مشکلاتمربوط به پروژه هاي زيادي وجود داشته باشد که نياز به پيگيري و نظارت مداوم دارند. نقص‌هاي نرم افزارهاي در حال توسعه يکي از نمونه هاي خوب براي اين امر است. بنابراين نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي ويژگي هايي براي پيگيري و نظارت بر مسائل گزارش شده توسط ذينفعان مختلف پروژه باشد.
4 - مديريت اسناد
يک پروژه از اسناد زيادي استفاده مي کند. اکثر اين اسناد بايد در دسترس ذينفعان پروژه باشد. بنابراين نرم افزار مديريت پروژه بايد داراي امکانات مديريت اسناد با سيستم کنترل دسترسي قوي باشد. علاوه بر اين، اسناد بايد هر زمان که به روز مي شوند نسخه‌گذاري شوند. بنابراين، مديريت پروژه بايد از نسخه‌سازي سند نيز پشتيباني کند.
5 - مديريت منابع
مديريت منابع پروژه يکي از انتظارات کليدي از نرم افزار مديريت پروژه است. اين شامل منابع انساني و ساير انواعمنابع مي شود. نرم افزار مديريت پروژه بايد ميزان استفاده از هر منبع را در کل چرخه عمر پروژه نشان دهد.
سخن آخر
مديريت پروژه مدرن به کمک نرم افزار مديريت پروژه نياز دارد. روش مديريت پروژه مدرن تا حدي پيچيدهشده است که بدون استفاده از نرم افزار ممکن نيست.هنگام انتخاب نرم افزار مديريت پروژه مناسب براي هدف خود، بايد ويژگي هاي نرم افزار را ارزيابي کرده و با نيازهاي مديريت پروژه خود مطابقت دهيد.هرگزنم افزاري را که ويژگي هايي بيشتر از آنچه نياز داريد ارائه مي‌دهد را انتخاب نکنيد، زيرا معمولاً نرم افزارهاي مديريت پروژه داراي قيمت بالايي هستند. علاوه بر اين، داشتن بيش از امکانات مورد نياز مي تواند باعث سردرگمي در هنگام استفاده از نرم افزار در عمل شود.
صنعت نرم افزار پر از اصطلاحات و واژه هاي پيچيده است. با توجه به اينکه اين صنعت با سرعت سرسام آوري تکامل مي يابد، اغلب به خاطر سپردن تمام اصطلاحالت جديد کار دشواري است. با اين حال، امروز ما در مورد اصطلاحي به نام نرم افزار سازماني صحبت ميکنيم که قديمي است و شايدبراي شما آشناباشد.
نرم افزار سازماني نرم افزاري است که براي اهداف سازماني استفاده مي شود. اين اصطلاح اغلب به طور خاص براي نرم افزاري استفاده مي شود که به سازمان هاي خصوصي و دولتي کمک مي کند تا اهداف خاص خود را از طريق قابليت‌هايي که نرم افزار پشتيباني مي کند به دست آورند.
براي شناخت "نرم افزار سازماني" و متمايز کردن آن ازانواع ديگر نرم‌افزارها، به تعريف سازمان و تعريف نرم افزار سازماني مي‌پردازيم.
قبل از اينکه مستقيماً به تعريف نرم افزار سازماني برويم، بايد يک گام به عقب برداريم و اطمينان حاصل کنيم که در مورد معناي خود "سازمان" اشتراک نظر داريم.
به طور خلاصه، «سازمان» معمولاً به مجموعه هاي بزرگي اطلاق مي‌شود که نقش‌ها و فعاليت‌هاي مختلفي را شامل مي‌شوند. يک سازمان معمولي ممکن است شامل موارد زير باشد:
· واحدفروش
· واحدفناوري اطلاعات يا فناوري
· واحدمالي
· واحدحقوقي يا حقوقي
· واحد روابط عمومي
فهرست (غير جامع) بالا کاملاً روشن مي کند که نقش‌هاي مختلفي در داخل يک سازمان وجود دارد. هنگامي که تعريف نرم افزار سازماني را مي‌خوانيد، اين مسئله را در نظر داشته باشيد.
اکنون که در مورد معناي "سازمان" اشتارک نظر داريم، وقت آن است که يک قدم فراتر رفته و "نرم افزار سازماني" را تعريف کنيم.
نرم‌افزار سازماني يا
از تعريف بالا مي توانيم نتيجه بگيريم، از آنجايي که شرکت‌ها معمولاً سازمان‌هاي بزرگ هستند، نرم‌افزار سازماني نيز بايد نرم‌افزار پيچيده‌اي باشد. در اينجا منظور ما از "پيچيدگي" مقياس بزرگ است. يعني نرم افزاري که از تعداد زيادي از کاربران و نقش هاي مختلف آنها پشتيباني مي کند و بسياري از اهداف سازماني را پشتيباني مي کند.
برخي از کارشناسان نيز نرم افزارهاي سازمانيرا در تمايز آنها با ساير نرم افزارها تعريف مي کنند. به عنوان مثال نرم افزارهاي بازي‌هاي کامپيوتري، نرم‌افزار سازمانيدر نظر گرفته نمي‌شوند، مگر اينکه در راستاي خدمات به مشتري يا تبليغات استفاده شوند. در هر حال، تعريف نرم افزار سازمانيهمراه با گسترش ابزارهاي نرم افزاري مفيد براي کسب و کارها تغيير کرده است. بازار پر جنب و جوش امروزي، شامل نرم افزارهايDSS و CRM و بسياري موارد ديگر مي‌شود.
نمونه‌هايي از کاربردهاينرم‌افزارهاي سازمانيعبارتند از نرم‌افزار پشتيباني تصميم‌گيري (DSS)، که در آن فناوري به تصميم‌گيري انساني کمک مي‌کند، و مديريت ارتباط با مشتري (CRM)، که در آن نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک مي‌کند تا پروفايل‌هاي دقيق مشتريان را جمع‌آوري و ثبت کنند. اکنون به طور خلاصه به معرفي 3 مورد از رايج ترين نمونه هاي نرم افزارهاي سازماني مي پردازيم:
نرم افزار مديريت منابع انساني
اين نرم افزار يک ابزار تخصصي براي کمک به متخصصان منابع انساني در کار خود براي انجام امور استخدام، ترفيع، اخراج، بازنشستگي، مرخصي، پرداخت حقوقو دستمزد و موارد مشابه است.
نرم افزار پشتيباني مشتريان
اين نرم‌افزار ابزاري است که به سيستم پشتيباني مشتريان در سازمان کمک مي‌کندو امکان پاسخ به درخواست‌هاي مشتريان، چه از طريق تلفن، ايميل يا چت را تسهيل مي‌کند. اين نرم افزار همچنين با جمع آوري اطلاعات مربوط به عملکرد اين واحد، از جمله با نظارت بر شاخص هايي مانند ميانگين زمان لازم براي حل يک مشکل، کل تلاش صرف شده براي هر مشکل، يا تعداد مسائل ثبت شده در روز، مي‌تواند فرآيند پشتيباني مشتريان را بهبود ببخشد.
نرم افزار برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)
احتمالاً "سازماني" ترين نرم افزار در بين همه نرم افزارهاي سازماني: هدفاز نرم افزار برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)، رديابي منابع و وضعيت رويدادهاي تجاري است. اين نرم افزار به اشتراک گذاري داده ها را ميانواحدهاي مختلف يک سازمان و حتي با ذينفعان خارج از سازمان تسهيل مي کند.
بيشتر بخوانيد :
نرم افزارهاياتوماسيون کسب و کار با خودکارسازي کارهاي تکراري و روزمره به شرکت ها و مشتريانشان کمک مي کنند. اين نرم افزارها با «خودکار» کردن برخي فرآيندهاي تجاري، وظايف تکراري را حذف مي‌کند، ساعت‌هاي تلف شده براي کارهاي اضافي را کاهش مي‌دهند و به بهبود کلي بهره‌وري سازمان کمک مي‌کند. با توجه به اين دلايل، تعداد فزاينده‌اي از سازمان‌ها در حال استفاده بيشتر از نرم افزارهاي اتوماسيون درعمليات‌هاي خود هستند. در ادامه چهار نوع نرم افزار اتوماسيون، نحوه کار و موارد استفاده از آنها آورده شده است.
بازاريابييکي از فعاليت هاي مهم در هر کسب و کار است که مي‌تواند هم پر زحمت و هم پرهزينه باشد و پتانسيل زيادي براي ساده‌سازي از طريق اتوماسيوندارد. خودکارسازي بازاريابي آنلاين و کمپين هاي توليد سرنخ، مي تواند هزينه کمپين ها را کاهش داده و
با استفاده ازنرم افزارهاياتوماسيون بازاريابي، شرکت‌ها مي‌توانند سرنخ‌هاي بسيارخوبي را تهيه کنند که برايارائه به واحد فروش مناسب باشند. ايننرم افزارها همچنين چارچوبي را براي تيم‌هاي بازاريابيفراهم مي‌کنند تا امکان هدفگذاري، ساخت، اجرا و اندازه‌گيري موفقيت کمپين‌هاي بازاريابي را داشته باشند و شناسايي و تبديل سرنخ‌ها را آسان مي‌کنند.
برخي از نرم‌افزارهاي اتوماسيون بازاريابي مي‌توانند فرآيندهاي بازاريابي ايميلي را خودکار کنند و به شرکت‌ها اين امکان را مي‌دهند که اين کمپين‌ها را بهتر با تلاش‌هاي تيم فروش خود هماهنگ کنند. شرکت‌ها همچنين مي‌توانند از نرم افزارهاي اتوماسيون بازاريابي براي رديابي و اندازه‌گيري فعاليت مشتريان بالقوه استفاده کنند، شناسايي کنند که چه زمانييک سرنخ با شرايط آمادگي خريدار مطابقت دارد و به محض برآورده شدن معيارهاي از پيش تعريف‌شده، سرنخ‌ها را به واحد فروش تحويل دهند.
انجام عمليات‌هايحسابداريبرايتمام شرکت‌ها، امري زمان‌بر بودهو شامل مراحل دستيمتعددي است. با خودکار کردن عمليات‌هاي حسابداري، شرکت ها مي‌توانند در زمان لازم براي مديريت حساب هاي دريافتني (AR )، حساب هاي پرداختني (AP)، صورتحساب، اعتبارات و ساير فرآيندهاي مالي که بايد به صورت روزانه يا هفتگيانجام شوند، صرفه جويي کنند.
آنها همچنين مي توانند از نرم افزارهاي اتوماسيون براي انجام فرآيندهاي اصليحسابداري مانند ثبت در دفاتر ماليو مديريت حساب‌هاي بانکياستفاده کنند. مثال ديگر براي استفاده از نرم افزارهاي اتوماسيونحسابداري، مديريت حساب‌هاي پرداختني است. بسياري از شرکت ها هنوز مديريت حساب‌هاي پرداختنيخود را به صورت دستي انجام مي دهند. استفاده از يک سيستم خودکار براي اين کار باعث صرفه جويي در هزينه و زمان مي‌شود زيرا جمع آوري داده ها، تطبيق فاکتورها و حتي ارسال تأييديه ها به صورت الکترونيکيو خودکارانجام مي شوند. اين سيستم ها همچنين خطاها را کاهش مي‌دهند و از طريقسازوکارهاي کنترلياز سوءاستفادههاي احتمالي جلوگيري مي‌کنند.
برخي از فرآيندهايي که در سازمان‌ها با استفاده ازنرم افزارهاي اتوماسيون فرآيند خودکارسازي مي‌شوند عبارتند از:
· ثبت سفارش خودکار
· اتوماسيون ايميل‌ها
· پردازش دسته اي خودکار
· انتقال خودکار فايل
· توليد و توزيع خودکار گزارشات
از استخدام گرفته تا مديريت ايميلو حسابداري، تقريباًدر هر گوشه اي از فعاليت‌هاييک کسب و کار مي‌توان از BPMS بهره برد.
استخدامکارکنان جديديک فرآيند چند مرحله‌اي است که با يک آگهي شغلي آنلاين براي استخدام نيروي جديد شروع مي‌شود و هنگامي که داوطلب رسماً استخدام مي‌شود به پايان مي‌رسد. بسياري از مراحل اين فرآيند را مي توان خودکارسازي کرد.
يکنرم افزار مديريت منابع انساني (HRMS) ابزار ارزشمندي براياتوماسيوناينفرآيند است. ايننرم افزارها در کنار مجموعه وسيع‌تري از قابليت‌ها، مي‌توانند فرآيند مديريتداوطلبان شغلي را خودکارکنند. اينخودکارسازيشامل ارسال پيشنهادات استخدامي براي نامزدها،مديريت رزومه هاي آنها و مراحل مصاحبه و گزينش است.
نرم افزارهاي مديريت منابع انساني، سايرفعاليت‌هاي واحد منابع انساني، از جمله آموزش نيروهاي جديد،پرداخت حقوق و دستمزد، مديريت زمان مرخصي کارکنان، مزايا و سايرموارد را به طور خودکار انجام مي دهد. آنها همچنين با تجزيه و تحليل داده‌ها،مي‌توانند اطلاعات و بينشهاي مهمي را براي افزايش بهره وري و کارايي نيروهاي کار شرکت ارائه دهند.
نرم افزار دبيرخانه ابزاري است که وظايف واحد دبيرخانه را انجام مي‌دهد. بنابراين براي اينکه بدانيد اين نرم افزار چيست و چه کارکردي دارد بايد ابتدا با واحد دبيرخانه و وظايف آن آشنا شويد.
در شرکت‌هايي که از سيستم سنتي و دستي مديريت دبيرخانه استفاده مي‌کنند نياز بيشتري به نيروي انساني وجود دارد و کارکنان واحد دبيرخانه وقت زيادي را صرف مديريت و شماره گذاري نامه هاي اداري مي‌کنند. اما شرکت‌هايي که از
برخي ديگر از مزاياي نرم افزارهاي دبيرخانه عبارتند از:
1- عدم نياز به دفتر انديکاتور چاپ شده و امکان تعريف فرمت اختصاصي براي شماره‌گذاري نامه ها
2- عدم نياز به دفتر اندکس و امکان جستجوي سريع و الکترونيکي در ميان نامه ها
4- ارسال سريع نامه ها به صورت الکترونيکي و عدم نياز به پست کردن نامه ها
5-ثبت خودکار نامه‌هاي الکترونيکي وارده و صادره و عدم نياز به انجام دستي آنها
6- تحت وب بودن و امکان انجام امور دبيرخانه از هر زمان و هر مکان
7- امکان نظارت بهتر بر عملکرد واحد دبيرخانه و دستيابي به گزارش ها و آمارهاي مربوط به آن
8- بي‌نياز کردن سازمان از اختصاص فضاي زياد براي ذخيره سازي و مرتب کردن نامه هاي اداري با الکترونيکي کردن آنها
پيش از معرفي انواع نرم افزارهاي مديريت تيم، ابتدا بايد با تعريف آنها آشنا شويم. نرم‌افزار مديريت تيم به هر برنامه‌اي گفته مي‌شود که به فرد کمک مي‌کند تا بهتر با ساير اعضاي تيمبهتر مشارکتکرده و ارتباط برقرار کند و در نهايت گروهي از افراد را مديريت کند. بهترين نرم افزارهاي مديريت تيم بهره وري را افزايش داده و کيفيت محصولي را که يک تيم توليد مي کند بهبود مي بخشند.
نرم افزار مديريت تيم به افراد در مديريت وظايف، پيگيري پيشرفت کارها و مشارکتآنلاين کمک مي کند. اين نرم افزارهاي اعضاي تيم را قادر مي‌سازند از هر مکان، در هر زمان و بر روي هر دستگاهي کار کنند. نرم افزارهاي مديريت تيم به تيم‌ها کمک مي‌کند تا با ترويج فرهنگ شفافيت، با يکديگر بهتر مشارکتکنند.
نرم افزار مديريت تيم بر اساس يک سيستم متمرکز و واحد کار مي کند، به اين معني که کارمندان مي توانند از هر جايي پيام ارسال کنند و وظايف خود را مشاهده و تکميل کنند. مديران سيستم کنترل مي‌کنند که اعضاي تيم به چه چيزهايي مي‌توانند دسترسي داشته باشندو در عين حال داده‌هاي سازماني را ايمن نگه مي‌دارند.
در اين نرم افزارها مديران پروژه مي توانند ببينند چه کسي روي چه وظايفي کار مي کند و
علاوه بر قابليت‌هاي استاندارد مربوط به مديريت پروژه مانند رديابي زمان، صورتحساب مشتري، اشتراک‌گذاري فايل و سيستم‌هاي بليط پشتيباني، برخي از نرم افزارهاي محبوب مديريت تيم قابليت بازاريابي ايميلي و مديريت ارتباط با مشتري را نيز دارند.
امروزه مديريت تيم قابليتي است که در بسياري از نرم افزارها وجود دارد. نرم افزارهاي مديريت تيم به طور کلي به 3 دسته تقسيم مي‌شوند:
· نرم افزار مديريتتيم مبتني بر ابر
نرم افزار مديريتتيمابري به عنوان يک برنامه مديريت پروژه آنلاين عمل مي کند. اين نوع نرم افزارهايک فضاي کاري مرکزي در فضاي ابري فراهم مي‌کند که در آن تيم‌ها مي‌توانند پروژه‌هاي خود را برنامه‌ريزي کنند، داده‌ها را ثبت کنند، وظايف را مديريت کنند، گفتگوهاي تيمي را انجام دهند و وضعيت فعلي،ميزان پيشرفت و مشکلات را گزارش دهند.
· نرم افزار مديريت تيم آفلاين
زماني که تيم‌ها بتوانند هر چند وقت يکبار بدون هيچ زحمتي با هم ارتباط برقرار کنند، مديريتتيم و پروژه راحت تر پيش مي‌رود. نرم افزار مديريت تيم آفلاينبه عنوان يکسيستم مرکزي آفلاين عمل مي‌کند تا به تيم‌ها اجازه دهد تا کارها را سازماندهي کنند و گردش کار را براي رسيدن به اهداف مشترک خود ديجيتالي کنند. همچنين کانال‌هايي را فراهم مي‌کند تا تيم‌ها بتوانند به روش دلخواه خود، چه از طريق چت، نظرات، تماس‌هاي صوتييا کنفرانس ويديويي ارتباط برقرار کنند. همه اين اطلاعات در هر زمان برايارجاع قابل دسترسي و جستجو هستند.
· نرم افزار مديريت فرآيندهاي کسب و کار
استفاده از نرم افزار مديريت تيم مزاياي سيستم هاي نرم افزاري ديگررا نيز افزايش مي دهد. اين نرم افزارها همچنين با برقراري ارتباط بين وظايفمختلف مربوط به يک پروژه و تعيين اعضاي مسئول آنها،شفافيت و مسئوليت پذيرياعضاي تيم را بيشتر مي‌کند و باعث ارتقاي ارتباطات در سازمان و بهبود کارايي مي شود. در ادامه مهمترين ويژگي‌هاي يک نرم افزار مديريت تيمخوب آورده شده است:
· مديريت وظايف: روشي آسان براي ايجاد، فهرست کردن و تخصيص وظايف به اعضاي تيم
· رديابيکارها و گزارش گرفتن از آنها: فراهم کردن چندين نما براي بررسي وظايف، ميزان تکميلآنها، پيشرفت کليکار و همچنين مشکلات و تنگناها ارائه مي دهد. قابليت رديابي زمان مي تواند اطلاعات تکميلي را نيز ارائه دهد
· تقويم کاري تيمي: نه تنها ضرب الاجل، بلکه ديدي کامل و جهت گيريدقيقي به تيمبدهد
· پيام رساني: به تيم ها امکان بدهد براي تسريع در کار، مستقيماً سؤالات و توضيحات خود را بپرسند و بازخورد خود را ارائه دهند. ابزارهاي ارتباطيتکميلي مانند جلسات صوتي و تصويري مي توانند کيفيت تعامل کارکنان را نيز بهبود ببخشند
· اشتراک گذاري فايل: از همکاري سريعتر پشتيباني کند تا تيم ها آخرين اطلاعات را براي تکميل کار خود داشته باشند
· نماهاي مديريت پروژه: چندين راه را در اختيار کاربران قرار بدهد تا در داده هاي پروژه جستجو کنند، مانند جدول زماني،جداول و گراف ها، حجم کارييا نمايي از همه پروژه‌ها که مي تواند بينشبهتري ارائه دهد
درباره این سایت